EFISIENSI

1. EFISIENSI

Tujuan akhir dari adanya O&M adalah bagaimana terciptanya efisiensi yang berarti pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen berjalan lancar sesuai dengan harapan, oleh sebab itu kita perlu mengetahui apa yang dimaksud dengan efisiensi itu sendiri.

Efisiensi adalah Perbandingan terbaik atau rasionalitas antara hasil yang diperoleh (output) dengan kegiatan yang dilakukan dalam penggunaan sumber-sumber & waktu (input).

Efesiensi merupakan syarat atau ukuran pelaksanaan kerja yang paling tepat sehingga O&M sebagai bantuan teknis dan praktis dalam pelaksanaan fungsi manajemen bisa berjalan lancar yaitu pemaksimalan manfaat sumber-sumber yang dimiliki.

Syarat-syarat tercapainya efesiensi:

ö Berhasil guna (efektif).

Kegiatan telah dilaksanakan dengan tepat dalam arti target tercapai sesuai waktu yang ditetapkan tanpa mengabaikan kualitas.

ö Ekonomis.

Dalam usaha pencapaian efektif maka biaya, tenaga kerja, material, peralatan, waktu, ruangan dan lain-lain telah digunakan dengan tepat sesuai dengan perencanaan sehingga tidak terjadi pemborosan, penyelewengan dan korupsi.

ö Pelaksanaan kerja dapat dipertanggungjawabkan.

Untuk membuktikan bahwa dalam pelaksanaan kerja benar-benar di buat se objektif mungkin, mencerminkan fakta sesusungguhnya, dengan membuat report-report sebagai bukti pengeluaran pengeluaran yang telah dilakukan.

ö Pembagian kerja yang nyata.

Dalam pembagian kerja harus didasarkan pada kemampuan masing-masing individu yaitu benar-benar berdasarkan beban kerja, ukuran kemampuan kerja dan waktu yang tersedia.

ö Rasionalitas wewenang dan tanggung jawab.

Antara wewenang dan tanggung jawab harus terjadi keseimbangan, jangan sampai wewenang lebih besar atau sebaliknya.

ö Prosedur kerja yang praktis.

Untuk menegaskan bahwa O&M merupakan kegiatan praktis, maka target efektif dan ekonomis, pelaksanaan kerja dapat dipertanggungjawabkan serta pelayanan kerja yang memuaskanharuslah merupakan kegiatan-kegiatan operasional yang dapat dilaksanakan dengan lancer dan tidak hanya berhenti sebagai konsep-konsep teoritis di atas kertas saja O&M menunjukan kegiatan ilmiah dan praktis yang urutan tahap demi tahap mencerminkan asal pekerjaan, kemana akan diteruskan dan kapan selesainya.

Cara Meningkatkan efesiensi:

- Pelaksanaan fungsi manajemen dengan tepat.

- Pemanfaatan sumber-sumber dengan tepat pula.

- Pelaksanaan fungsi-fungsi organisasi sebagai alat mencapai tujuan.

- Pengarahan & Dinamika organisasi untuk pengembangan & kemajuan yang berkesinambungan.

2. RUANG LINGKUP O&M

Fungsi O&M adalah unit staf atau sebagai pelayan bagi manajer & administrasi dalam melaksanakan fungsi manajemennya yaitu membantu secara teknis dan praktis dalam pelaksanaan teori O&M secara tepat.

Kegiatan-kegiatan yang termasuk ruang lingkup atau scope dalam O&M adalah:

- Anailisis organisasi.

- Komunikasi dalam organisasi.

- Tata kerja, prosedur dan system kerja.

- Pentingnya filling.

- Penyimpanan data & dokumen.

- Formulir.

- Pendayagunaan mesin kantor & peralatan.

- Penyusunan tata ruang & perencanaannya.

- Penulisan laporan.

- Penyusunan buku pedoman kerja.

- Penyusunan Anggaran belanja.

- Analisis kepegawaian.

TUGAS3

Soal.

1. Sebutkan gaya kepemimpinan yang saudara ketahui?
2. Sebutkan manfaat dari organisasi informal?
3. Sebutkan beberapa jenis bagan struktur organisasi?
4. Jelaskan perbedaan dari Tata Kerja, Sistem Kerja dan Prosedur Kerja?

Jawab.

1. Gaya kepemimpinan otoriter atau otokrasi, artinya sangat memaksakan kehendak kekuasaannya kepada bawahan.

Ciri-ciri Kepemimpinan Bertipe Otoriter :

Tanpa musyawarah.

Tidak mau menerima saran dari bawahan.

Mementingkan diri sendiri dan kelompok.

Selalu memerintah.

Memberikan tugas mendadak.

Gaya kepemimpinan demokratis, artinya bersikap tengah antara memaksakakan kehendak dan memberi kelonggaran kepada bawahan.

Ciri-ciri Kepemimpinan Bertipe Demokratis :

Pendapatnya terfokus pada hasil musyawarah.

Tenggang rasa.

Memberi kesempatan pengembangan karier bawahan.

Selalu menerima kritik bawahan.

Menciptakan suasana kekeluargaan.

Gaya kepemimpinan laissez fasif, yakni sikap membebaskan bawahan; dan.

Ciri-ciri Kepemimpinan Bertipe laissez fasif :

Pemimpin bersikap pasif.

Semua tugas diberikan kepada bawahan.

Tidak tegas.

Kurang memperhatikan kekurangan dan kelebihan bawahan.

Percaya kepada bawahan.

Gaya kepemimpinan situasional, yakni suatu sikap yang lebih melihat situasi: kapan harus bersikap memaksa, kapan harus moderat, dan pada situasi apa pula pemimpin harus memberikan keleluasaan pada bawahan.

Ciri-ciri Kepemimpinan Bertipe Situasional :

Supel atau luwes.

Berwawasan luas.

Mudah menyesuaikan diri dengan lingkungan.

Mampu menggerakkan bawahan.

Bersikap keras pada saat-saat tertentu.

2. Organisasi informal adalah kumpulan dari dua orang atau lebih yang telibat pada suatu aktifitas serta tujuan bersama yang tidak disadari. manfaat organisasi informal adalah :

- Sebagai pendukung tujuan organisasi.

- Sebagai alat komunikasi tambahan.

- Sebagai alat pemuas kebutuhan social.

- Dapat membantu manajer yang kurang mampu.

3. Pembagian departemen atau unit struktur organisasi dapat dibagi menjadi 3 (tiga) macam :

a. Departementalisasi Menurut Fungsi Pada pembagian ini orang yang memiliki fungsi yang terikat dikelompokkan menjadi satu. Umum terjadi pada organisasi kecil dengan sumber daya terbatas dengan produksi yang tidak banyak. Biasanya dibagi dalam bagian keuangan, pemasaran, umum, produksi, dan lain sebagainya.

b. Departementalisasi Menurut Produk atau Pasar Pada jenis departementalisasi ini orang-orang atau sumber daya yang ada dibagi ke dalam departementalisasi menurut fungsi, wilayah geografis, menurut jenis konsumen, dan lain sebagainya.

c. Departementalisasi Organisasi Matrix atau Matriks Bentuk organisasi matriks marupakan gabungan dari departementalisasi menurut fungsional dan departementalisasi menurut proyek. Seorang pegawai dapat memiliki dua posisi baik secara fungsi maupun proyek sehingga otomatis akan memiliki dua atasan atau komando ganda. Proyek biasanya diadakan secara tidak menentu dan sifatnya tidak tetap.

4. Tata kerja adalah cara pekerjaan dengan benar dan berhasil atau bisa mencapai tingkat efisien yang maksimal.

Prosedur kerja adalah tahapan dalam tata kerja yang harus dilalui suatu pekerjaan baik mengenai dari mana asalnya dan mau menuju mana, kapan pekerjaan tersebut harus diselesaikan maupun alat apa yang harus digunakan agar pekerjaan tersebut dapat diselesaikan.

Sistem Kerja adalah susunan antara tata kerja dengan prosedur yang menjadi satu sehingga membentuk suatu pola tertentu dalam menyelesaikan suatu pekerjaan.

TUGAS2

SOAL.

1. Jelaskan Ruang lingkup ORMET?
2. Megapa uang bisa dijadikan sebagai motivasi dalam bekerja?
3. Apa sebab timbulnya organisasi informal?
4. Apa yang dimaksud dengan ‘ Jendela Johari’?

JAWAB.

1. Ruang lingkup ormet adalah :

- Anailisis organisasi.

- Komunikasi dalam organisasi.

- Tata kerja, prosedur dan system kerja.

- Pentingnya filling.

- Penyimpanan data & dokumen.

- Formulir.

- Pendayagunaan mesin kantor & peralatan.

- Penyusunan tata ruang & perencanaannya.

- Penulisan laporan.

- Penyusunan buku pedoman kerja.

- Penyusunan Anggaran belanja.

- Analisis kepegawaian.

Sedangkan fungsi ormet adalah unit staf atau sebagai pelayan bagi manajer & administrasi dalam melaksanakan fungsi manajemennya yaitu membantu secara teknis dan praktis dalam pelaksanaan teori ormet secara tepat.

2. Karena pada umumnya pada masyarakat kebanyakan memerlukan uang untuk memenuhi kebutuhan hidup, apalagi semakin berkembangnya zaman kebutuhan ekonomi pun semakin meningkat, untuk memperoleh uang kita harus bekerja keras. Banyak hal yang dapat kita lakukan dalam mendapatkan uang, salah satunya :

1. Bekerja di perkantoran.

2. Menjadi buruh pabrik.

3. Security.

4. Berdagang.

5. sopir, dll.

3. Alasan utama yang membuat timbulnya organisasi informal adalah untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan manusiawi yang tidak sepenuhnya dapat dipuaskan dalam organisasi formal, misal kebutuhan hubungan sosial, rasa memiliki, dan pengenalan diri, pengetahuan tentang perilaku yang diterima, pelestarian nila-nilai budaya, kebutuhan akan informasi dan komunikasi serta lain sebagainya.

Kebutuhan-kebutuhan yang mendasari terciptanya organisasi informal :

a. Kebutuhan social.

b. Pengetahuan tentang perilaku yang dapat diterima.

c. Perhatian atau simpati.

d. Bantuan dalam pencapaian tujuan.

e. Kesempatan berpengaruh dan berkreasi.

f. Pelestarian nilai-nilai budaya.

g. Komunikasi dan informasi.

h. Hubunngan antara atasan dan bawahan berdasar kebutuhan masing-masing.

i. Pemimpin dipilih berdasarkan kesepakatan.

j. Pengendalian melaui pemenuhan kebutuhan.

k. Kurang tergantung pada pimpinan.

4. Jendela Johari merupakan salah satu cara untuk melihat dinamika dari self-awareness, yang berkaitan dengan perilaku, perasaan, dan motif kita. Model yang diciptakan oleh Joseph Luft dan Harry Ingham di tahun 1955 ini berguna untuk mengamati cara kita memahami diri kita sendiri sebagai bagian dari proses komunikasi.

Johari Awareness Model terdiri dari sebuah persegi yang terbagi menjadi empat kuadran, yaitu OPEN, BLIND, HIDDEN, dan UNKNOWN.

Kuadran 1 (Open) adalah merujuk kepada perilaku, perasaan, dan motivasi yang diketahui oleh diri kita sendiri dan orang lain.

Kuadran 2 (Blind) adalah merujuk kepada perilaku, perasaan, dan motivasi yang diketahui oleh orang lain, tetapi tidak diketahui oleh diri kita sendiri.

Kuadran 3 (Hidden) adalah merujuk kepada perilaku, perasaan, dan motivasi yang diketahui oleh diri kita sendiri, tetapi tidak diketahui oleh orang lain.

Kuadran 4 (Unknown) adalah merujuk kepada perilaku, perasaan, dan motivasi yang tidak diketahui, baik oleh diri kita sendiri ataupun oleh orang lain.

TUGAS1

SOAL.

1. Sebutkan 6 (sumber-sumber) manajemen (The Six M’s Manajement)?
2. Mengapa Market dan Methods tidak termasuk dalam sumber-sumber manajemen?
3. Apa yang dimaksud dengan Efisien dan Efektif?
4. Sebutkan kegiatan-kegiatan yang termasuk dalam scope O & M?

JAWAB.

1. The Six M’s Manajement (6M) yaitu :

a. Manusia atau Tenaga Kerja (Man/Man Power).

b. Uang atau Biaya (Money).

c. Bahan-bahan atau Material (Materials).

d. Mesin dan Peralatan (Mechines & Equipment).

e. Tata kerja (Methods).

f. Pasar (Market).

2. Karena market dan methods merupakan unsur yang dilakukan dari faktor eksternal manajemen. Matrket atau Pasar merupakan faktor yang selalu berubah-ubah sesuai permintaan pasar bukan kebijakan dari manajemen. Dan begitu juga Method utau tata kerja berupa pola cara-cara bagaimana kegiatan dan kerjasama tersebut harus dilaksanakan sehingga tujuan dari organisasi dapat tecapai secara efisien.
3. Efisiensi adalah Perbandingan terbaik atau rasionalitas antara hasil yang diperoleh (output) dengan kegiatan yang dilakukan dalam penggunaan sumber-sumber & waktu (input).

Efektif adalah Kegiatan telah dilaksanakan dengan tepat dalam arti target tercapai sesuai waktu yang ditetapkan tanpa mengabaikan kualitas

4. kegiatan-kegiatan yang termasuk dalam scope O & M adalah sebagai berikut :

a. Anailisis organisasi.

b. Komunikasi dalam organisasi.

c. Tata kerja, prosedur dan system kerja.

d. Pentingnya filling.

e. Penyimpanan data & dokumen.

f. Formulir.

g. Pendayagunaan mesin kantor & peralatan.

h. Penyusunan tata ruang & perencanaannya.

i. Penulisan laporan.

j. Penyusunan buku pedoman kerja.

k. Penyusunan Anggaran belanja.

l. Analisis kepegawaian.