TUGAS4

SOAL
1. Jelaskan syarat komunikasi yang baik dan berhasil?
2. Apa yang sebaiknya dilakukan untuk mengatasi penyimpangan data yang efisien dan fleksibel?
3. Sebutkan cara peyusunan paper/warkat yang saudara ketahui?
4. Sebutkan Prinsif dalam dari Tata Kerja, Sistem Kerja dan Prosedur Kerja?

JAWAB
1. Syarat-syarat komunikasi yang baik dan berhasil yaitu :
 Ajukan pertanyaan bila ada ucapan lawan bicara yang kurang jelas. Hal ini dapat membantu Anda memperoleh informasi lebih lengkap, sekaligus menunjukkan ketertarikan Anda.
 Nyatakan kembali kesimpulan dari pernyataan yang Anda dengar darinya untuk menghindari kesalahpahaman.
 Usahakan agar kita sendiri mencapai keterangan yang lengkap.
 Usahakan agar terdapat adanya kepercayaan pada kedua belah pihak.
 Usahakan untuk mencapai dasar pengalaman yang sama.
 Gunakanlah kata-kata yang dikenal oleh masing-masing pihak.
 Usahakanlah agar perhatian pihak yang menerima intruksi tetap ada.
 Perhatikanlah hubungan-hubungan.
 Gunakanlah contoh-contoh dan alat-alat visual.

2. Caranya dengan Mengaudit Mutu Internal. Tujuan dari audit mutu internal adalah untuk menilai kepatuhan pada sumber dokumentasi diklat, cara pemberian pelatihan dan dokumentasi kebijakan diklat yang relevan. Metode ini efektif untuk pemberian pelatihan yang dipersingkat. Data yang dikumpulkan selama audit-audit ini akan digunakan untuk menyoroti setiap penyimpangan dan merekomendasikan tindakan yang diperlukan untuk mengatasi penyimpangan tersebut. Untuk kursus yang lebih besar, audit mutu internal akan dilaksanakan dengan menggunakan modul. Teknik-teknik untuk pengumpulan data antara lain observasi, wawancara, dan analisa dokumen.

3. a.) Dictionary Order
warkat jika di file menurut sistemini maka penyusunannya menurut kata-kata dalam kamus yang menjadi dasar penempatan warkat/surat dalam file. Jelas tampak disini bahwa warkat satu dengan yang lain tidak ada hubungan.
Amerta, Bank.
Andalas, Universitas.
Andalas, Toko.
Andalas , Hotel.

b.) Group Order
Penyusunan Warkat atas dasar kelompok dari beberapa macam serta bentuk bidang usaha. Warkat yang berybyek Bank disatukan dengan Bank, hotel disatukan dengan hotel dll.
Amerta, Bank.
Centrla asia, Bank.
Delta, Bank dll.

4. Prinsif dalam dari Tata Kerja, Sistem Kerja dan Prosedur Kerja yaitu :
 Tata kerja : merupakan cara pekerjaan dengan benar dan berhasil guna atau biasa mencapai tingkat efisien yang maksimal.
 Prosedur : merupakan tahapan dalam tata kerja yang harus pekerjaan baik mengenai dari mana asalnya dan mau menuju mana, kapan pekerjaan tersebut harus diselesaikan maupun alat apa yang harus digunakan agar pekerjaan tersebut dapat diselesaikan.
 Sistem : merupakan susunan antara tata kerja dengan prosedur yang menjadi satu sehingga membentuk suatu pola tertentu dalam menyelesaikan suatu pekerjaan.